Cuánto tiempo hay que guardar la historia clínica
Plazos legales para conservar la historia clínica, quién es responsable de custodiarla, en qué formato y qué hacer cuando un paciente pide borrar sus datos.
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Cualquier clínica que atiende pacientes acumula historias clínicas: anamnesis, evolución, consentimientos, informes, fotos. Tarde o temprano surge la duda: ¿cuánto tiempo hay que guardarlas? ¿Se pueden destruir? ¿Y si el paciente pide que borremos sus datos? Esta guía responde a esas preguntas a partir de la Ley 41/2002 de autonomía del paciente y del RGPD.
El plazo mínimo: cinco años desde el alta
El artículo 17 de la Ley 41/2002 establece que los centros sanitarios deben conservar la documentación clínica:
- en condiciones que garanticen su correcto mantenimiento y seguridad,
- aunque no necesariamente en el soporte original (puedes digitalizar el papel),
- durante el tiempo adecuado a cada caso y, como mínimo, cinco años contados desde la fecha del alta de cada proceso asistencial.
Ojo a dos matices importantes:
- Cuenta desde el alta de cada proceso, no desde la primera visita. Si un paciente vuelve cada año por una lesión distinta, cada proceso tiene su propio plazo.
- Es un mínimo. La ley habla del «tiempo adecuado a cada caso», y varias comunidades autónomas tienen normas propias con plazos más largos para determinados documentos. Revisa la normativa de tu comunidad.
Otros motivos para conservarla más tiempo
La misma ley prevé que la documentación se conserve también a efectos judiciales, de acuerdo con la legislación vigente. En la práctica, muchas clínicas conservan la historia más allá del mínimo legal mientras pueda ser necesaria para defenderse ante una reclamación de un paciente. Si decides hacerlo, documenta el motivo y el plazo en tu registro de actividades de tratamiento.
¿Quién es responsable de custodiarla?
- En una clínica o centro, la obligación de conservación es del centro sanitario.
- Los profesionales que trabajan de forma individual son responsables de la gestión y custodia de la documentación asistencial que generan (artículo 17.5).
Si cierras la consulta, te jubilas o traspasas el centro, la obligación no desaparece: tienes que prever quién y cómo seguirá custodiando esas historias hasta que venza su plazo.
¿Qué incluye la historia clínica?
La Ley 41/2002 (artículo 15) fija un contenido mínimo pensado sobre todo para hospitales. En una clínica de fisioterapia, podología, psicología o medicina estética lo habitual es que incluya:
- Datos de identificación del paciente.
- Anamnesis y exploración.
- Evolución y notas de cada sesión.
- Consentimientos informados firmados.
- Informes, pruebas y documentos aportados.
- Fotos clínicas, cuando forman parte del seguimiento.
Todo ello forma parte de la documentación clínica y sigue los mismos plazos.
Papel o digital
La ley permite conservarla en un soporte distinto del original, así que puedes digitalizar las historias en papel siempre que el resultado sea íntegro, legible y seguro. Un sistema digital bien montado tiene, además, ventajas claras:
- Control de quién accede a cada ficha y registro de cada consulta.
- Copias de seguridad automáticas.
- Imposibilidad de «perder» un documento en un cajón.
- Facilidad para entregar una copia cuando el paciente la pide.
El paciente tiene derecho a acceder a ella
El artículo 18 de la Ley 41/2002 reconoce al paciente el derecho a acceder a su historia clínica y a obtener copia de los datos que figuran en ella. Hay dos límites: no puede perjudicar la confidencialidad de terceros y los profesionales pueden reservarse sus anotaciones subjetivas. El RGPD añade que debes responder en el plazo de un mes.
¿Y si el paciente pide que borremos sus datos?
El RGPD reconoce el derecho de supresión, pero no es absoluto: no se aplica cuando el tratamiento es necesario para cumplir una obligación legal. Mientras dure el plazo de conservación de la Ley 41/2002, puedes negarte a borrar la historia clínica, explicándole al paciente el motivo por escrito. Lo que sí debes hacer es:
- Dejar de usar sus datos para cualquier otra finalidad (por ejemplo, comunicaciones comerciales).
- Limitar el acceso a esa historia a lo estrictamente necesario.
- Suprimirla, o anonimizarla, cuando venza el plazo.
¿Qué hacer cuando vence el plazo?
Cuando ya no exista ninguna obligación ni motivo justificado para conservarla, la historia debe destruirse de forma segura o anonimizarse. En papel, mediante destrucción certificada; en digital, con un borrado que no permita recuperarla. Documenta qué se destruyó y cuándo.
Resumen
| Pregunta | Respuesta corta |
|---|---|
| Plazo mínimo | 5 años desde el alta de cada proceso asistencial |
| ¿Puede ser más? | Sí: según tu comunidad autónoma, a efectos judiciales o si el caso lo requiere |
| ¿Quién la custodia? | El centro; o el propio profesional si trabaja de forma individual |
| ¿Se puede digitalizar? | Sí, si se garantiza su integridad y seguridad |
| ¿Hay que borrarla si el paciente lo pide? | No mientras dure la obligación legal de conservarla |
Cómo lo resuelve Cliniq
En Cliniq la historia clínica de cada paciente reúne notas, adjuntos, cuestionarios, consentimientos firmados y fotos en una sola ficha. Los datos sensibles se cifran, cada consulta a una ficha queda registrada y la historia clínica se conserva según la Ley 41/2002 sin que se pueda borrar por error. Cuando un paciente ejerce sus derechos, puedes exportar o anonimizar sus datos en unos clics. Descubre más en nuestro software para clínicas de fisioterapia o de medicina estética.
Este artículo es informativo y no sustituye el asesoramiento jurídico. Consulta la normativa de tu comunidad autónoma y tu caso concreto con un especialista.