Política de privacidad

1. Quiénes somos

• Titular: Nebula Software Solutions Ltd Co, sociedad de EE. UU. constituida en Nuevo México
• Domicilio: 1209 Mountain Road Pl NE, Ste N, Albuquerque, NM 87110, Nuevo México (EE. UU.)
• Contacto general: hola@cliniq.es
• Protección de datos y delegado de protección de datos: privacidad@cliniq.es
• Representante en la UE (art. 27 RGPD): Juan · juan@cliniq.es. Puedes dirigirte a él directamente para cualquier cuestión sobre tus datos.

2. Datos que trata Cliniq como responsable

Cliniq decide sobre los datos de las clínicas que contratan el servicio, de las personas de su equipo con cuenta y de quien contacta con nosotros:

• Identificativos y de contacto: nombre y apellidos, correo electrónico, teléfono, clínica en la que trabajas y puesto.
• Datos de la cuenta: credenciales (la contraseña se guarda cifrada de forma irreversible), verificación en dos pasos, permisos y preferencias.
• Datos de uso y seguridad: sesiones, registros de acceso, dirección IP, tipo de navegador y dispositivo.
• Datos de la clínica como cliente: razón social, datos fiscales, persona de contacto, condiciones contratadas y datos de facturación.
• Comunicaciones: las consultas y solicitudes de soporte que nos envías.

Origen. Nos los facilitas tú o, si trabajas en una clínica, la administración de tu clínica cuando te da de alta e invita (nombre, correo, puesto y permisos). El resto se genera al usar las aplicaciones.

Datos obligatorios. Los campos marcados como obligatorios son necesarios para crear la cuenta o prestar el servicio; sin ellos no podemos hacerlo.

3. Para qué los usamos, base jurídica y conservación

Cumplidos los plazos, los datos se suprimen o se anonimizan. Si no es posible borrarlos de inmediato (por ejemplo, de las copias de seguridad), quedan bloqueados y aislados de cualquier otro uso hasta su borrado, conforme al artículo 32 de la LOPDGDD.

Cliniq no usa herramientas de analítica ni de publicidad de terceros, no elabora perfiles y no toma decisiones automatizadas que produzcan efectos jurídicos sobre ti o te afecten de forma significativa.

4. A quién se comunican

• A tu clínica: la administración de la clínica en la que trabajas ve los datos de tu cuenta, tus permisos y tu actividad en la aplicación (registro de auditoría).
• A nuestros proveedores (encargados del tratamiento), con contrato conforme al artículo 28 del RGPD: ver el apartado 10.
• A nuestras sociedades vinculadas (matriz, filiales o sociedades del mismo grupo), para prestar y gestionar el servicio.
• A asesores profesionales (abogados, auditores, bancos y aseguradoras), en el marco de los servicios que nos prestan.
• A terceros que nos indiques o a los que consientas que comuniquemos tus datos.
• A autoridades y tribunales, cuando una ley nos obligue o sea necesario para proteger nuestros derechos o los de terceros.
• En operaciones societarias (inversión, financiación, salida a bolsa, fusión, venta de todo o parte del negocio, o insolvencia), a las contrapartes, sus asesores y, en su caso, a quien adquiera o suceda a Cliniq, con las garantías necesarias y limitando los datos a lo imprescindible.

No vendemos datos personales ni los compartimos para publicidad dirigida.

5. Tus derechos frente a Cliniq

Respecto de los datos que tratamos como responsable, puedes:

• Acceder a tus datos y saber cómo los tratamos.
• Rectificarlos si son inexactos. Muchos los puedes cambiar tú en «Mi cuenta».
• Suprimirlos cuando ya no sean necesarios.
• Oponerte al tratamiento basado en interés legítimo y, en todo caso, a las comunicaciones comerciales.
• Limitar el tratamiento mientras se comprueba una reclamación.
• Portarlos: recibirlos en un formato estructurado o que los enviemos a otro responsable.
• Retirar tu consentimiento en cualquier momento, sin que afecte a lo tratado antes.

Escríbenos a privacidad@cliniq.es. Podemos pedirte información para comprobar tu identidad. Respondemos en el plazo de un mes, ampliable a dos más en casos complejos, y si no atendemos una solicitud te explicaremos por qué. Para darte de baja de las comunicaciones comerciales basta con el enlace que incluye cada envío; seguirás recibiendo los avisos necesarios del servicio.

6. Reclamaciones

Si resides en EE. UU., consulta también el apartado 15.

Si no estás de acuerdo con nuestra respuesta o con cómo tratamos tus datos, puedes reclamar ante la Agencia Española de Protección de Datos (C/ Jorge Juan, 6, 28001 Madrid · www.aepd.es) o ante la autoridad de control del país de la UE en el que residas.

7. Datos de pacientes: tu clínica es la responsable

• Responsable del tratamiento: tu clínica. La clínica en la que eres paciente decide qué datos recoge, para qué los usa y cuánto tiempo los conserva. Encontrarás sus datos de contacto en los mensajes y documentos que te envía, y es ante ella donde ejerces tus derechos.
• Encargado del tratamiento: Cliniq. Tratamos los datos de pacientes solo por cuenta de cada clínica y siguiendo sus instrucciones, conforme al artículo 28 del RGPD y al contrato de encargo firmado con ella. Los datos de cada clínica están separados de los de las demás: ninguna clínica puede ver los de otra.

Con Cliniq, las clínicas tratan:

• Datos identificativos y de contacto: nombre y apellidos, NIF, teléfono, correo electrónico y dirección.
• Datos de salud: historia clínica, valoraciones, cuestionarios, fotografías clínicas, consentimientos informados e informes, que solo consulta el personal de tu clínica que te atiende.
• Citas y bonos: servicios reservados, profesional asignada, asistencia y sesiones consumidas.
• Mensajes de WhatsApp: el contenido de las conversaciones con tu clínica, los archivos enviados y los estados de entrega y lectura.
• Facturación y pagos: conceptos e importes. Los datos completos de la tarjeta no se guardan en Cliniq: los procesa Stripe.
• Datos técnicos: identificadores de sesión y de dispositivo, registros de acceso y, si las activas, notificaciones push.

Las finalidades y bases jurídicas las fija tu clínica. Habitualmente: prestarte sus servicios y llevar tu historia clínica (art. 9.2.h RGPD y Ley 41/2002) o, en tratamientos que no son asistencia sanitaria, tu consentimiento explícito (art. 9.2.a); gestionar citas, bonos, facturas y documentos (contrato y obligaciones legales); escribirte por WhatsApp (tu consentimiento, registrado con fecha y origen) y proteger las aplicaciones (interés legítimo).

Menores de edad. Si la paciente es menor de 14 años, el consentimiento lo dan sus progenitores o tutores (art. 7 LOPDGDD), y es la clínica quien debe recabarlo.

Cliniq no usa los datos de pacientes para fines propios: no los vende, no los cede a otras clínicas, no los usa para publicidad ni para entrenar modelos de inteligencia artificial.

8. Compromisos de Cliniq como encargado

• Tratar los datos solo siguiendo las instrucciones documentadas de cada clínica.
• Garantizar la confidencialidad de las personas autorizadas a acceder a ellos.
• Aplicar las medidas de seguridad del artículo 32 del RGPD y avisar a la clínica sin dilación indebida de cualquier brecha de seguridad.
• Recurrir a subencargados solo con autorización de la clínica y con un contrato que les imponga las mismas obligaciones.
• Ayudar a la clínica a atender los derechos de las pacientes y, al terminar el servicio, devolverle o suprimir los datos según elija.

9. WhatsApp

Para escribirte, tu clínica usa la Plataforma de WhatsApp Business a través de Cliniq. El proveedor del canal es WhatsApp Ireland Limited, del grupo Meta, que trata los datos necesarios para transmitir y entregar los mensajes conforme a sus propias condiciones.

• Solo con tu permiso: sin tu consentimiento expreso tu clínica no te escribe por WhatsApp; usa el correo electrónico.
• Puedes darte de baja en cualquier momento respondiendo al propio chat o avisando a tu clínica, que seguirá avisándote por correo.
• Las conversaciones forman parte de tu expediente en la clínica y se conservan, se exportan y se suprimen con los mismos plazos y garantías que el resto de tus datos.
• El número de WhatsApp puede ser propio de la clínica o compartido de Cliniq; en ambos casos solo accede a tus conversaciones el personal autorizado de tu clínica.

10. Proveedores y transferencias internacionales

Cliniq se apoya en estos proveedores tecnológicos, todos con contrato de encargo conforme al artículo 28 del RGPD:

La base de datos principal está en la Unión Europea. Cliniq es una empresa de EE. UU., y tanto su equipo como algunos de sus proveedores pueden acceder a los datos o tratarlos desde Estados Unidos u otros países fuera del Espacio Económico Europeo. Esas transferencias se amparan en:

• Decisiones de adecuación de la Comisión Europea (o del Gobierno del Reino Unido), como el Marco de Privacidad de Datos UE-EE. UU. para las empresas adheridas a él.
• Cláusulas contractuales tipo aprobadas por la Comisión Europea, con las medidas adicionales que sean necesarias (como el cifrado y el control de accesos), cuando el destinatario no está cubierto por una decisión de adecuación.
• Excepciones del artículo 49 del RGPD solo en supuestos puntuales, por ejemplo con tu consentimiento explícito.

Puedes pedirnos una copia de las garantías aplicables escribiendo a privacidad@cliniq.es.

11. Conservación y eliminación de los datos de pacientes

Los plazos los fija tu clínica según la normativa que le aplica. La historia clínica se conserva al menos cinco años desde el alta de cada proceso asistencial (Ley 41/2002) y los datos de facturación, durante los plazos fiscales y contables. Cumplidos los plazos, o cuando la clínica deja de usar Cliniq, los datos se devuelven a la clínica, se suprimen o quedan bloqueados conforme al artículo 32 de la LOPDGDD.

Puedes ejercer tus derechos de acceso, rectificación, supresión, oposición, limitación y portabilidad, y retirar tu consentimiento, dirigiéndote a tu clínica. Si quieres que se eliminen tus datos, incluidas las conversaciones de WhatsApp, pídeselo a tu clínica o escríbenos a privacidad@cliniq.es indicando tu nombre, la clínica y el teléfono con el que te atienden: trasladaremos la solicitud a la clínica y la ayudaremos a atenderla en el plazo máximo de un mes. También puedes reclamar ante la AEPD (apartado 6).

La historia clínica no puede eliminarse por completo antes de los plazos legales de conservación: en ese caso se bloquea o anonimiza, de forma que deja de estar disponible salvo para atender responsabilidades legales. Borrar la conversación en tu propio teléfono no la elimina de los sistemas de la clínica, y al revés.

12. Seguridad

El acceso a las aplicaciones está protegido con cuentas nominales, permisos por rol, verificación en dos pasos para el personal, bloqueo por inactividad, separación de los datos de cada clínica y registro de auditoría de los accesos a datos de salud. Las comunicaciones viajan cifradas y los secretos se almacenan cifrados. Ningún sistema es completamente invulnerable, pero revisamos estas medidas de forma periódica y, si ocurre una brecha que afecte a tus datos, lo comunicaremos a quien corresponda conforme a los artículos 33 y 34 del RGPD.

13. Cookies y enlaces a otros sitios

Las aplicaciones solo usan cookies y almacenamiento local imprescindibles para funcionar. Los detalles están en la política de cookies. Si sigues un enlace a un sitio de terceros (por ejemplo, la página de pago de Stripe o WhatsApp), se aplica su propia política de privacidad.

14. Menores

El Servicio no está dirigido a menores de 13 años y Cliniq no recoge a sabiendas sus datos por su cuenta. Los datos de pacientes menores los introduce su clínica, que es responsable de contar con el consentimiento de sus progenitores o tutores cuando la ley lo exija (apartado 7). Si crees que hemos recogido datos de un menor sin ese consentimiento, escríbenos y los suprimiremos conforme a la ley.

15. Aviso para residentes en estados de EE. UU.

Este apartado se aplica a las personas residentes en estados de EE. UU. con leyes de privacidad aplicables a Cliniq (como California, Colorado, Connecticut, Virginia, Texas, Oregón, Montana, Utah, Iowa, Indiana o Tennessee; en conjunto, las «Leyes Estatales»). Respecto de los datos de pacientes que tratamos por cuenta de una clínica, actuamos como proveedor de servicios de esa clínica: dirige tus solicitudes a ella, y la ayudaremos a atenderlas.

Tus derechos. Según tu estado, puedes tener algunos o todos estos derechos, que no son absolutos:

• Información: qué categorías de datos recogemos, de qué fuentes, con qué finalidad y a qué terceros los comunicamos.
• Acceso a una copia de tus datos.
• Rectificación de los datos inexactos.
• Supresión de los datos que hemos recogido de ti.
• Apelación si denegamos tu solicitud.
• No discriminación por ejercer tus derechos.

Exclusiones. No vendemos datos personales ni los compartimos para publicidad dirigida; no los tratamos para publicidad dirigida ni para elaborar perfiles o tomar decisiones automatizadas con efectos significativos; no tenemos conocimiento efectivo de recoger, vender o compartir datos de menores de 16 años, y aunque tratamos datos sensibles (de salud) por cuenta de las clínicas, no los usamos para inferir características de las personas. Por eso no hay nada de lo que excluirse; aun así, respetamos la señal Global Privacy Control (GPC) como solicitud de exclusión de la venta o cesión de datos.

Cómo ejercerlos. Escribe a privacidad@cliniq.es. Comprobaremos tu identidad con los datos de tu cuenta o, si es necesario, con documentación adicional permitida por la ley, y podemos pedirte que confirmes tu estado de residencia. Puedes actuar mediante un agente autorizado: le pediremos un poder válido o tu autorización firmada, y podremos pedirte que confirmes tu identidad directamente.

Prácticas de los últimos 12 meses. Hemos recogido las categorías de datos de las fuentes y para las finalidades descritas en esta política, los conservamos según los criterios del apartado 3 y no intentamos reidentificar los datos anonimizados, salvo para comprobar que el proceso de anonimización cumple la ley.

California (Shine the Light). Conforme a la sección 1798.83 del Código Civil de California, puedes pedirnos los nombres de los terceros a los que hayamos comunicado datos personales para sus propios fines de marketing directo el año anterior. No lo hacemos. Si quieres pedirlo, escribe a privacidad@cliniq.es con el asunto «Shine the Light Request», tu nombre, tu dirección postal y la confirmación de que resides en California.

Nevada. Puedes pedirnos que no vendamos tus datos personales en el futuro escribiendo a privacidad@cliniq.es. Actualmente no los vendemos.

16. Cambios en esta política

Podemos actualizar esta política por cambios legales, técnicos o del servicio. La versión vigente estará siempre en esta dirección, con su fecha de actualización. Si el cambio es relevante, lo avisaremos además a las clínicas y a su equipo por correo electrónico o dentro de la aplicación antes de que se aplique.