Se programan solos al dar la cita
En cuanto guardas una cita, CliniQ programa sus recordatorios. Por defecto envía uno el día anterior a las 9:00 y otro 2 horas antes, pero puedes cambiarlos: añadir o quitar recordatorios, enviarlos entre 1 hora y 14 días antes y, si son de un día o más, fijar la hora del día a la que salen.
Si mueves la cita, sus recordatorios se reprograman a la nueva hora y los enlaces del mensaje anterior dejan de funcionar. Si la cancelas, no se envía nada. Además, CliniQ puede enviar una confirmación al dar la cita, un aviso cuando se cancela y, si lo activas, otro cuando cambia de hora.
Qué recibe el paciente y qué pasa cuando responde
El mensaje incluye el nombre del paciente, el servicio, el profesional, la fecha, la hora y la dirección de la clínica. El recordatorio del día antes le pregunta si vendrá y lleva dos botones: Confirmar y Cancelar.
Si pulsa Confirmar, la cita aparece como confirmada en la agenda y queda anotado en su ficha. Si pulsa Cancelar, la cita se cancela, sus recordatorios se anulan y recepción recibe una notificación. Si ya ha pasado tu plazo de cancelación (24 horas por defecto, configurable), el paciente recibe una respuesta automática que le pide llamar a la clínica.
Los recordatorios por email llevan los mismos enlaces para confirmar o cancelar, que abren una página sencilla con los datos de la cita, sin que el paciente tenga que registrarse.
El hueco libre, aprovechado
Cuando una cita se cancela o se mueve, CliniQ revisa la lista de espera teniendo en cuenta el profesional, la franja horaria, los días que le vienen bien a cada paciente y la prioridad, y avisa a recepción de cuántos encajan, con un enlace para darles la cita. Tú decides a quién llamar primero.
Cada aviso automático (confirmación de la cita, cancelación y cambio de hora) se activa o desactiva por separado desde la configuración, para que tus pacientes reciban solo los mensajes que tú quieres.
Consentimiento, canales y planes
Los WhatsApp solo se envían a pacientes que han dado su consentimiento para recibirlos, y queda registrado cuándo y cómo lo dieron. Si no hay consentimiento ni WhatsApp, o el mensaje no se puede entregar, el recordatorio sale por email con los mismos enlaces para confirmar o cancelar. Si tampoco hay email, recepción recibe un aviso para llamar. De cada WhatsApp ves si se ha enviado, entregado o leído.
Por defecto los mensajes salen del número de CliniQ con el nombre de tu clínica. Con el número propio de tu clínica, incluido en Excellence y como extra de 15 €/mes en Basic y Premium, tus pacientes te escriben y te responden a tu número de siempre, y puedes crear tus propias plantillas de mensaje. Los planes incluyen 200 (Basic), 800 (Premium) o 2.500 (Excellence) recordatorios al mes.
Desde Premium, la bandeja compartida reúne también los mensajes de Instagram, y a los pacientes que no usan WhatsApp puedes enviarles el recordatorio por SMS con packs de 500 SMS por 39 €.